Démission de l'assistante

Dominique, dirigeant d'une entreprise d'électricité, a dû faire face à la démission soudaine de son assistante, nous l'avons accompagnée et exposons ici l'étude de son cas.

Activité : Electricité

Effectif : le dirigeant Dominique, son assistante Virginie, 7 techniciens

Chiffre d’affaires annuel : environ 650 000 €

Problématiques :

Élément central du fonctionnement de la majorité des TPE, l'assistant(e) administrative(tif)  est le point fixe de l'organisation. Passent par elle la majorité des informations officielles et officieuses de la vie de l'entreprise. Elle est souvent la mémoire de l'entreprise dans les détails de fonctionnements.

Mais, lorsqu'elle n'est plus en mesure d'assurer sa mission, d'organiser le planning des techniciens, traiter avec les fournisseurs, transmettre les éléments à l'expert-comptable, répondre au téléphone c'est toute l'entreprise qui est en péril.

VIRGINIE, travailleuse et organisée a cependant très fort caractère. DOMINIQUE  s'accommodait de la situation jusqu'à un accrochage verbal assez marqué, suivi d'un arrêt maladie dès le lendemain, puis d'une démission. Pour palier à l'urgence, DOMINIQUE a demandé à son épouse, vendeuse sans emploi, de bien vouloir au moins s'occuper du traitement des appels et de "ce qu'elle peut".

Nous étions intervenus 2 ans plus tôt pour la mise en place de solutions de pilotage (tableau de bord, gestion des chantiers et appels d'offre). Et nous avions émis certaines préconisations pour réduire sa dépendance exagérée envers VIRGINIE. Malheureusement, sollicité sur de nombreux autres éléments à gérer au quotidien, DOMINIQUE n'a pas appliqué nos propositions.... DOMINIQUE revient donc vers nous pour "dépatouiller" les choses afin que sa femme puisse assurer l'essentiel le temps de procéder à l'embauche d'un(e) remplaçant(e). Par ailleurs, DOMINIQUE nous demande notre concours pour la sélection des candidatures et le recrutement.

Après divers contre-temps, il a été décidé que la meilleure solution  serait que la femme de DOMINIQUE prenne le poste. Malqré quelque réticences dues au fait de travailler en couple, DOMINIQUE ne se sent plus capable d'accorder sa confiance à nouveau à une autre personne. De plus, le salaire ne sera de ce fait plus reversé à une tierce personne, mais profitera pleinement au couple.

Cependant la femme de DOMINIQUE est inquiète car elle ne s'estime pas suffisamment qualifiée pour assurer ce poste car elle ne possède qu"un BEP vente et n'a aucune connaissance administrative et comptable.

Notre intervention :

Immédiatement : nous avons sollicité notre pôle service administratif pour prendre en charge le poste le temps de finaliser le recrutement de la femme de DOMINIQUE, soit 2.5 mois.

Sous 3 semaines : remise à plat de l'administratif pour plus d'efficacité, de simplicité et de souplesse

Pendant ces 3 semaines : mise en place d'un dossier de prise en charge de formation professionnelle

Dès l'accord de prise en charge, nous avons élaboré un plan de formation sur 2 mois en comptabilité, organisation administrative et quelques règles commerciales, sur mesure, spécialement conçu pour les assistante polyvalente dont c'est les premiers pas dans le poste.

Suite à la prise de fonction, nous avons assuré une période de suivi d'une demi-journée par semaine pendant un mois, puis tous les 15 jours pendant 2 mois et enfin un fois par mois sur 6 mois. 

Bilan après 1 an :

Le couple est pleinement satisfait  la femme de DOMINIQUE est très impliquée et rassurée par nos interventions durant lesquelles nous avons appliqué beaucoup de pratique et très peu de théorie.

Naturellement, DOMINIQUE a dû adapter son approche car il ne peut exiger de sa femme la même exigence qu'une assistante expérimentée. Au bout de 4 mois un nouvel équilibre de fonctionnement s'est mis en place.