Impayés : comment les éviter et les gérer ?
Les factures impayées sont la cause d’un très grand nombre de défaillances de petites entreprises dues notamment aux difficultés de trésorerie qu’engendre ces dernières. Un dépôt de bilan sur 4, en moyenne est dû, à des impayés. Pour éviter cette situation, il est indispensable de prendre des précautions en aval et de réagir rapidement en cas de retard de paiement.
Se renseigner sur ses clients, pour bien les connaître
La première étape consiste à bien connaître ses clients et bien comprendre leur processus de facturation : à qui doit-on envoyer la facture ? quelles informations doit-on envoyer pour être payé ? qui est en charge du règlement ? connaitre les délais de paiement habituels de vos clients
Le second point consiste à bien connaître la situation financière de votre client. Rencontre-t-il des difficultés ? A-t-il de nombreux impayés ? Est-il solvable ? Pour cela, vous pouvez consulter différentes sources :
- Infogreffe.fr
- Service de la publicité foncière, conservation des hypothèques
- Société.com
Être rigoureux dans la gestion
Pour développer votre activité sereinement, vous devez faire preuve d’une grande rigueur dans la gestion de votre entreprise.
Ainsi, il est impératif de :
- de tenir une gestion quotidienne rigoureuse ;
- de mettre en place une organisation vos fichiers et documents par client ;
- de suivre scrupuleusement les paiements de vos clients ;
- d’agir rapidement en cas d’impayés ;
- de garder de la trésorerie pour couvrir les retards de paiement et les factures impayées ;
- de demander des acomptes sur les commandes lorsqu’il s’agit de sommes importantes et de facturer des situations en cas de prestation qui se déroule sur une longue période ;
- de rédiger avec soin les documents contractuels en y intégrant vos conditions générales de vente, le détail de vos prestations et les modalités de paiement (acompte, dates de paiement et pénalités de retard...) ;
- obtenez le consentement de votre client en lui faisant signer un devis ou un bon de commande ;
- d’émettre une facture une fois la prestation réalisée : celle-ci doit contenir toutes les mentions légales obligatoires.
Vous pouvez également faire le choix de vendre vos créances à une société d’affacturage qui va prendre en charge de risque des impayés et le recouvrement. Cette méthode permet de mettre fin au risque d’impayés et de réduire vos frais de gestion internet. Cependant son coût est relativement élevé.
Sur le même principe, il existe également la cession Daily : l’entreprise transfert ses factures à la banque qui en contrepartie lui accorde un découvert ou une ligne de crédit. Cette méthode n’élime pas le risque d’impayé car dans le cas où des factures ne seraient pas payées leur montant est débité sur votre compte. Le coût de ces solutions sont relativement élevés et elles ne sont pas spécialement adaptées aux petites entreprises.
Mettre en place un suivi des encours
Mettez en place un suivi précis des encours, en y indiquant les factures émises et les impayés à date. Ainsi, il vous sera plus facile de détecter immédiatement les paiements dépassés et de recenser les mauvais payeurs afin d’éviter de contracter à nouveau avec des clients potentiellement à risque.
Le recouvrement amiable de vos créances
Si malgré toutes vos précautions, certains de vos clients ne vous règlent pas dans les délais, vous devez réagir rapidement pour ne pas mettre en danger votre trésorerie.
La première étape consiste à mettre en œuvre le recouvrement à l’amiable de vos factures afin de conserver une bonne relation avec votre client.
Ainsi, à la date prévue du paiement si votre client ne vous a pas payé vous pouvez l’appeler pour connaître les raisons de ce retard et trouver un accord. Si au bout de quelques jours vous n’avez toujours pas le paiement, faites une relance écrite par courrier simple dans laquelle vous invitez votre débiteur à vous régler dans un délai défini. Puis, si vos précédentes réclamations restent sans réponses, adressez - lui un courrier par lettre recommandé avec accusé de réception qui rappelle les précédents contacts.
N’attendez jamais trop longtemps entre les relances, datez vos relances et gardez en une copie.
Le recouvrement judiciaire des factures impayées
La seconde étape, lorsqu’un aucun accord amiable n’a pas abouti. Il convient alors entamer une procédure plus formelle. Vous devez alors lui adresser un courrier recommandé avec accusé de réception détaillant la situation et sommant de vous faire parvenir dans un délai raisonnable de 15 jours par exemple, le règlement. Sans réponse dans le délai imparti, vous pouvez décider de réitérer l’opération ou envisager une procédure d’injonction de payer. Cette procédure est simple, rapide et gratuite ! Vous disposez d’un délai de 2 ans pour la faire auprès d’un particulier et de 5 ans auprès d’un professionnel.
Si votre créance est inférieure à 4000 € pour vous pouvez avoir recours à un huissier de justice qui lancera une procédure simplifiée de recouvrement de créance.
Vous pouvez confier la procédure de recouvrement à une société extérieure ou vous en charger vous-même.
Chaque année nous réalisons pour nos clients de milliers de relances et contribuons ainsi au maintien de la bonne santé des entreprises que nous accompagnons. Si vous souhaiter déléguer cette procédure n’hésitez à contacter nos services.